صورت مجلس تفکیکی چیست؟

پس از آن که آپارتمانی ساخته شد همه قطعات آن به صورت مشاع است و برای اینکه بتوان برای هر واحد به صورت جداگانه سند اخذ کرد، لازم است مشخصات هر یک از واحدها و قسمت‌های دیگر شامل پارکینگ، انباری و مشاعات مشخص شود. به سندی که از طرف اداره ثبت صادر می‌شود که مشخصات قسمت‌های تفکیکی را مشخص می‌کند، صورت‎مجلس تفکیکی گفته می‌شود.

تقسیم مال غیرمنقول مانند خانه و زمین به قطعات کوچک‌تر را تفکیک ملک می‎گویند.

تفکیک در لغت به معنای باز و رها کردن است، ولی در این بحث و در اصطلاح حقوق ثبت، برای مشخص شدن معنای دقیق آن و تفاوت آن با افراز و تقسیم، به توضیح همه موارد می‌پردازیم.

افراز مال مشاع عبارت از تقسیم مال غیرمنقول مشاعی بین شرکا به‌نسبت سهم هر کدام از آنهاست.

به عبارت دیگر زمانی که مالی بین چند نفر به‌صورت مشاعی (شراکت) باشد، جدا کردن و مشخص کردن سهم هر کدام از شرکا از یکدیگر را افراز می‌گویند.

تقسیم مال اعم از تفکیک و افراز است و تنها اموال غیرمنقول را شامل نمی‌شود؛ برای نمونه، تقسیم ترکه به معنای اموال و دارایی متوفی مابین ورثه است.

 تفاوت افراز و تفکیک

در افراز حتما باید ملک به‌صورت مشاعی باشد، ولی در تفکیک حتی زمانی که مالک یک نفر باشد، می‌تواند اقدام به تفکیک و تقسیم ملک خود کند.

اگر ملک مشاعی تفکیک شود، اشتراک آن می‌ماند؛ اما در افراز ملک از حالت اشاعه خارج و سهم هر شریک مشخص و جدا می‌شود.

زیرا تا قبل از افراز، هر یک از شرکا در جزء‌ جزء مال، سهم مشترکی دارند.

مبنای افراز ملک مشاعی بر اساس سهم شرکا در مالکیت است.

برای مثال در یک ملک یکی از شرکا مالک دو دانگ و دیگری چهار دانگ است که در این صورت افراز با توجه به سهام تقسیم می‌شود، نه به‌صورت مساوی. ولی در تفکیک، مبنا بر آن است که فروش قطعات آسان‌تر صورت پذیرد.

در صورت بروز اختلاف بین شرکا در افراز ممکن است تعیین تکلیف نهایی با دادگاه باشد، ولی چون در تفکیک جدا کردن سهم مالکان مطرح نیست، همواره در صلاحیت اداره‌ ثبت است.

 مراحل و مرجع تنظیم صورت‎مجلس تفکیکی

طبق ماده‌ ۱۵۰ قانون ثبت، «هر گاه مالک یا قائم‌مقام او تقاضای تفکیک ملکی را داشت، این تقاضا به اداره‌ ثبت ارسال شده و در تقاضانامه باید ارزش مورد تفکیک بر اساس ارزش معاملاتی روز تعیین و هزینه تفکیکی از طرف ذی‌نفع براساس مبلغ مزبور قبلا پرداخت شود. مبنای وصول هزینه‌ تفکیک، ارزش معاملاتی روز خواهد بود؛ هرچند بهای معامله بیش از ارزش معاملاتی روز باشد.»

بنابراین با توجه به ماده ذکرشده، ابتدا متقاضی تفکیک ملک در محدوده‌ شهر، جهت دریافت نقشه‌ تفکیکی به شهرداری منطقه مربوط به ملک مراجعه و تقاضای خود را اعلام می‌کند.

در این صورت، شهرداری موظف به ارائه و تسلیم نقشه‌ مزبور به متقاضی است.

زیرا ادارات ثبت در زمان دریافت تقاضای تفکیک از سوی مالکان، تفکیک را بر اساس نقشه‌ای که قبلا به ‌تأیید شهرداری رسیده است، انجام می‌دهند.

در روستا‌ها وزارت مسکن و شهرداری موظف است از طرف روستاییان، نقشه‌ تفکیکی وضع موجود روستا را تهیه و به اداره‌ ثبت اسناد ارسال کند که به‌ تأیید مراجع دیگری نیاز نیست.

پس از دریافت نقشه از شهرداری، متقاضی با مراجعه و ارائه‌ نقشه مزبور به دفتر اسناد رسمی، از اداره‌ ثبت تقاضای استعلام برای تفکیک پلاک خود می‌کند.

به گزارش خبرگزاری صدا و سیما، پس از وصول استعلام، رییس اداره‌ ثبت جهت آگاهی از بازداشت ‌نبودن ملک مزبور، موضوع را به متصدی دفتر املاک ارجاع می‌دهد و پس از صدور گواهی بازداشت ‌نبودن، به دستور رییس ثبت، نماینده و نقشه‌بردار ثبت، جهت تأیید نقشه، محل مورد نظر را می‌بینند تا مغایرتی بین نقشه‌ موجود در شهرداری و سند مالکیت وجود نداشته باشد که در این خصوص گواهی مغایر نبودن و عدم تجاوز ملک به املاک مجاور صادر می‌شود.

لازم به ذکر است که صدور این گواهی منوط به طی مراحل تحدید حدود است که در این راستا اداره‌ ثبت محدوده‌ ملک موردنظر، به انتشار آگهی اقدام می‌کند.

هدف از این کار این است که مالکان جهت اعلام تقاضای ثبت ملک خود، ظرف مهلت معین مراجعه کنند و هدف از این تحدید، تشخیص کیفیت حدود و مشخصات مالک و حقوق ارتفاقی آن و درواقع ثبت ملک است.

پس از طی مراحل فوق، نماینده‌ ثبت، صورت‎مجلس تفکیکی را تنظیم می‌کند که پس از پرداخت هزینه‌های قانونی و صدور آن، نسخه‌ای از آن را به دفترخانه‌ مربوط ارسال می‌کند.

البته لازم به ذکر است که صورت‎مجلس تفکیکی باید در دفتر املاک به ‌ثبت برسد و برای آن سند رسمی تنظیم شود؛ در غیر این صورت، مالک یا مالکان تا قبل از ثبت می‌توانند ابطال آن را درخواست کنند.

ممکن است طی مراحل تنظیم صورت‎مجلس تفکیکی، اشتباهی رخ دهد؛ در این خصوص در بند ۶ ماده‌ ۲۵ قانون ثبت آمده است: «رسیدگی و رفع اشتباهی که در عملیات تفکیکی رخ دهد و منتج به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاک شود، با هیات نظارت است؛ مشروط به اینکه رفع اشتباه مزبور خللی به حق کسی نرساند.»

رسیدگی در هیأت نظارت انجام می‌شود؛ البته مشروط به اینکه به حقوق اشخاص ثالث تجاوز و خللی وارد نشود. چون در این صورت از صلاحیت هیأت نظارت خارج می‌شود.

 تفکیک آپارتمان‌ها

در مورد تفکیک آپارتمان یا چند ساختمان که به ‌صورت مجزا در یک قطعه زمین احداث شده است، چنانچه طبق گواهی پایان کار، دارای مشترکاتی از قبیل انباری، راهرو، مرکز حرارتی و برودتی و… باشند یا اینکه شهرداری در گواهی‌های صادره، عرصه را تفکیک‌پذیر نداند، ادارات ثبت باید فقط نسبت به تفکیک اعیان این ساختمان‌ها با رعایت ضوابط مقرر در قانون تملک آپارتمان‌ها اقدام کنند و در مواردی که این قبیل ساختمان‌ها بر اساس گواهی پایان کار دارای مشترکات نباشند، ادارات ثبت نسبت به تفکیک عرصه و اعیان اقدام خواهند کرد.

 کاربرد صورت‏مجلس تفکیکی

تفکیک املاک به دلیل فروش قطعات تفکیکی ملک، صدور اسناد مالکیت برای قطعات تفکیکی و تنظیم تقسیم‌نامه بین مالکان مشاعی انجام می‌شود.

 فروش قطعات تفکیکی ملک

پس از طی مراحلی که در بالا توضیح داده شد، رونوشتی از صورت‎مجلس تفکیکی به دفتر اسناد رسمی مربوط ارسال می‌شود.

لذا متقاضی (مالک) با مراجعه به دفترخانه، تقاضای انتقال قطعات را مطرح می‌کند.

سردفتر ضمن ثبت در دفتر انتقالات سند مالکیت، خلاصه و گزارشی از آن را به اداره‌ ثبت ارسال می‌کند تا خریدار سند مالکیت را دریافت کند.

 صدور اسناد مالکیت برای قطعات تفکیکی

به ‌موجب ماده‌ ۱۰۶ آیین‌نامه‌ قانون ثبت «… در صورتی ‌که املاک بعد از ثبت در دفتر املاک به قطعات مفروز (جدا جدا) یا آپارتمان تفکیک شود، در صورت درخواست مالک یا مالکان، اداره‌ ثبت مطابق صورت‎مجلس تفکیکی، یکی از قطعات را در زیر ثبت ملک و بقیه را در صفحه یا صفحات دفتر جاری یا دفتر متمم ثبت کرده و با ابطال سند مالکیت اولیه در مورد هر یک از قطعات مفروز یا آپارتمان‌ها، سند مالکیت تفکیکی و جداگانه صادر خواهد شد.»

 تنظیم تقسیم‌نامه بین مالکان مشاعی

تقسیم‌نامه که به‌عبارتی نوعی صلح بین شرکاست، زمانی انجام می‌شود که ملکی به ‌صورت مشاعی باشد.

در این مورد پس از انجام تفکیک تقسیم‌نامه‌ای بر اساس صورت‎مجلس تفکیکی، قطعه‌ای مفروزی برای هر مالک مشاعی تنظیم می‌شود و اداره‌ ثبت اسناد به‌موجب همین تقسیم‌نامه برای هر قطعه سند مالکیت صادر خواهد کرد و این‌گونه ملک از شراکت خارج می‌شود.

از آنجایی‌ که تقسیم‌نامه با توجه به توافق شرکاست، اگر پس از تفکیک، شرکا در مورد تقسیم‌نامه نتوانند یکدیگر را راضی کنند، تفکیک کاری بیهوده است و باید از طریق افراز اقدام به جداسازی ملک خود کنند.