مقررات شکلی و ماهوی تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی

طبق تعریف سند که عبارت از هر نوشته‌ای است که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد، دو عنصر «نوشته بودن» و «قابل استناد بودن در مقام دعوی و دفاع» از ارکان متشکله سند محسوب می‌شود.

ماده 1286 قانون مدنی سند را به دو دسته عادی و رسمی تقسیم می‌کند و حسب موضوع، این اسناد از اعتبار متفاوت برخوردارند. از آنجایی که مبحث، حقوق ثبت ‌اسناد است بنابراین مراد از سند باید سند رسمی باشد و نخستین نکته‌ای که در بیان سند رسمی به ذهن هر شخصی که آشنایی هر چند مختصری با علم حقوق دارد، متبادر می‌شود، ماده 1287 قانون مدنی است که سند رسمی را این‌گونه بیان کرده است: اسنادی که در اداره ثبت ‌اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأموران رسمی در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم ‌شده باشند، رسمی است. در تعریف فوق ارکان تنظیم سند رسمی مشخص ‌شده است.

بنا بر نظر دکتر عبدالله شمس، در کتاب ادله اثبات دعوا، ارکان سند شامل تنظیم سند توسط مأمور رسمی؛ صلاحیت مأمور رسمی و رعایت مقررات قانونی تنظیم سند است.به گزارش پایگاه اطلاع‌رسانی حقوقی ایران، اگر این‌طور استناد شود که سایر ارکان در دل مورد سوم یعنی رعایت مقررات تنظیم سند نهفته است بنابراین می‌توان گفت دو مورد اول هم قابلیت این را دارند که در مورد سوم مستتر شوند و در تعریف ارکان سند فقط می‌توانستیم بگوییم رعایت مقررات، رکن اساسی تنظیم سند است و همه ارکان در همین جمله پوشش می‌یابند.اما برای جلوگیری از کلی‌گویی بهتر است مورد سوم را در مورد ذکر جزییات به کار ببریم و ارکان سند رسمی را به این‌گونه تعریف کنیم «مجموعه‌ای است از مقررات شکلی و ماهوی مربوط به تنظیم سند به‌علاوه محل تنظیم سند و همچنین تنظیم سند توسط مأموران رسمی با رعایت حدود صلاحیت آنها.»

 مقررات شکلی تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی

این مورد در درجه اول شامل اوراق مخصوصی است که از طرف سازمان ثبت ‌اسناد و املاک کشور تهیه می‌شدو و در اختیار دفاتر رسمی قرار می‌گیرد.

ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتر یاران مصوب 1354 مقرر می‌دارد: کلیه اسناد رسمی باید در اوراق مخصوصی که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اختیار دفترخانه‌ها قرار داده می‌شود، تنظیم شود بنابراین تنظیم سند رسمی بر روی اوراق معمولی ممکن نیست همچنین اوراق مزبور دارای شماره سریال بوده و باید به ترتیب استفاده شود و چنانچه یکی غیرقابل استفاده شود، باید به اداره ثبت ‌اسناد عودت داده شود.برابر ماده 21 قانون فوق، اسناد باید به تعداد متعاملین و یک نسخه اضافی جهت بایگانی تنظیم شوند. طبق اصل 15 قانون اساسی، اسناد باید علاوه بر رعایت این موارد  به زبان فارسی نوشته شوند. ماده 17 آیین‌نامه دفاتر رسمی مصوب سال 1317 تصریح می‌کند که در کلیه اسناد باید شماره شناسنامه و محل اقامت متعاملین به‌طور وضوح قید شود و در صورت تغییر نشانی پس از ثبت سند، متعاملین موظفند تغییر نشانی را به دفتر اسناد اطلاع دهند؛ در غیر این صورت و در صورت نیاز به ابلاغ، اسناد به همان محلی که در سند ذکر شده است، فرستاده خواهد شد. بر اساس ماده 18 آیین‌نامه، سردفتر و نماینده هیچ سندی را نباید امضا کنند مگر آن ‌که وارد دفتر شده و به امضای اصحاب معامله رسیده باشد بنابراین اسناد علاوه بر امضای متعاملین باید حاوی امضای دفتریار و سردفتر و مهر آنان باشد همچنین دارای تاریخ و شماره باشد که این شماره، آخرین شماره  ثبت دفتر سردفتر است.گفته شده است که سردفتر و نماینده قبل از ثبت در دفتر نباید هیچ سندی را امضا کنند. ماده 56 قانون ثبت در باب لزوم ثبت تمام مندرجات سند بیان می‌کند: «اسناد باید حرف ‌به ‌حرف از اول تا آخر متن، حاشیه، سجل و ظهر ثبت شود.» پس از ثبت در دفتر، متعاملین جهت لزوم تصدیق ثبت با اصل سند عبارت «ثبت با سند برابر است» را نوشته و سپس امضا می‌کنند و در پایان سردفتر جمله «مسئول صحت ثبت و احراز هویت متعاملین هستم» را نوشته و آن را امضا می‌کند و بعد از آن دفتریار جمله «ثبت با سند برابر است» را نوشته و امضا می‌کند و به این ترتیب عملیات شکلی و مادی تنظیم سند به پایان می‌رسد.

 رعایت مقررات ماهوی سند

موضوع مفاد اسناد رسمی نیز باید به نحوی باشد که با قوانین موضوعه موافقت داشته باشد. ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی در این‌باره تصریح کرده است «سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت ‌اسناد مراجعان اقدام کنند مگر آن ‌که مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد که در این صورت باید علت امتناع را کتباً به متقاضی اعلام کنند.»

لذا همان‌طور که در تعریف سند رسمی در ماده 1287 قانون مدنی گفته شد، رعایت مقررات علاوه بر وضعیت ظاهری سند و محتویات، شامل مندرجات سند نیز می‌شود یعنی رعایت مقررات از جنبه ماهوی سند نیز الزامی است و شخصی نمی‌تواند نسبت به معاملات ربوی اقدام به تنظیم سند رسمی کند.

 مأموران رسمی

تنظیم توسط مقام رسمی دارای صلاحیت نیز از ارکان تنظیم سند است. برابر ماده 2 قانون دفاتر اسناد رسمی، اداره امور دفترخانه اسناد رسمی بر عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد سازمان ثبت ‌اسناد و املاک کشور و با جلب نظر مشورتی کانون دفتران و به‌موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب می‌شود که سردفتر نامیده می‌شود. از متن قانون چنین مستفاد می‌شود که سردفتر، مأمور رسمی است و توسط مقام صلاحیت‌دار (وزیر دادگستری) منصوب شده است. نظریه شماره 7/2366 مورخ اول آذر سال 1374 اداره حقوقی قوه‌قضاییه نیز مقرر می‌دارد: منظور از مأموران رسمی مندرج در ماده 1287 قانون مدنی کسانی هستند که از طرف مقام صلاحیت‌دار برای تنظیم سند رسمی معین ‌شده باشند.بنابراین سردفتر تمام شرایط ملحوظ در ماده 1287 راجع به مأموران رسمی را دارا است.

 صلاحیت مأموران رسمی

مشخص است رعایت موارد فوق‌الذکر در تعیین صلاحیت مأمور رسمی نقش اساسی ایفا می‌کند. در مورد سردفتران باید گفت که چنانچه بدون رعایت مفاد قانون منصوب ‌شده یا مراحل نیل به این شغل را نگذرانده باشند، بدیهی است که نمی‌توان آنها را سردفتر دانست یا چنانچه سردفتر پس از بازنشستگی اقدام به تنظیم سند کند، حتی اگر فردای روز بازنشستگیش باشد، دارای صلاحیت نیست یا بهتر است بگویم چنین شخصی فاقد صلاحیت ذاتی برای تنظیم سند رسمی خواهد بود. همچنین است اگر سردفتری خارج از محل خدمت خود، به‌جز استثنائاتی که در ابتدا ذکر شد، به تنظیم سند مبادرت ورزد، مثلاً مجوز وی مربوط به ایجاد دفتر اسناد رسمی در رشت باشد اما در تهران مبادرت به تنظیم سند رسمی کند، در این حالت گفته می‌شود که وی فاقد صلاحیت محلی است و سند صادره از ناحیه وی چنانچه بی‌اعتبار یا باطل نباشد، فاقد امتیازات و اعتبار سند رسمی است و سند عادی محسوب می‌شود (مواد 1289 و 1293 قانون مدنی) بنابراین انتصاب مأمور برابر مقررات، توسط شخص صلاحیت‌دار و دارا بودن صلاحیت ذاتی و محلی مأمور، از دیگر ارکان تنظیم سند رسمی است.