جایگاه اسناد عادی و رسمی در دعاوی

سند در لغت و به مفهموم اعم، به معنای «آنچه بدان اعتماد کنند» آمده است و به مفهوم اخص و بر اساس ماده 1284 قانون مدنی، «عبارت است از هر نوشته‌ که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد.»

بنابراین نوشته در صورتی سند شمرده می‌شود که بتواند در دادرسی، دلیل قرار گیرد.

اگرچه سند معمولا در اعمال حقوقی مانند عقود و ایقاعات از قبیل بیع، اجاره، نکاح، طلاق، فسخ و رجوع نوشته می‌شود اما ممکن است در اعمال مادی و وقایع حقوقی نیز نوشته شود؛ همان گونه که تولد و وفات در اسناد سجلی به وسیله ادارات ثبت احوال نوشته می‌شود.

در هر حال، علی‌القاعده «نوشته» را در صورتی می‌توان به مفهوم اصطلاحی، سند دانست که از جمله دارای امضا، اثرانگشت یا مهر شخصی باشد که سند به او نسبت داده می‌شود.

  انواع سند

اگرچه اسناد متنوع هستند و در نتیجه می‌توان آنها را از جهات گوناگون دسته‌بندی کرد اما ماده 1286 قانون مدنی، اسناد را به دو دسته رسمی و غیررسمی تقسیم کرده است.

  اسناد رسمی

به موجب ماده 1287 قانون مدنی، «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است.»

بنابراین سند در صورتی رسمی شمرده می‌شود که دارای ارکانی باشد:

1- تنظیم به وسیله مامور رسمی.

2- رعایت حدود صلاحیت مامور در تنظیم سند.

3-  رعایت مقررات قانونی در تنظیم سند.

   انواع اسناد رسمی

اسناد رسمی را به چهار دسته تقسیم کرده‌اند:

1- اسناد قانونی مانند قانون‌ها و فرمان‌ها.

2- اسناد اداری مانند دستورهای صادره از ادارات لشکری و کشوری.

3- اسناد تنظیمی در دفاتر ثبت.

4- اسناد قضایی مانند احکام و قرارهای دادگاه‌ها و صورت‌مجلس‌ها.

البته اسناد رسمی به چهار دسته مزبور منحصر نمی‌شود، به عنوان مثال، پروانه وکالت و جواز کارشناسی نیز سند رسمی شمرده می‌شود، زیرا دارای ارکان مزبور است.

   اسناد عادی

به موجب ماده 1293 قانون مدنی، «هرگاه سند به وسیله یکی از مامورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده اما مامور، صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته یا در تنظیم سند، ترتیبات مقرره قانونی را رعایت نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد، عادی است.»

در نتیجه حتی سندی که یکی از ارکان سند رسمی را نداشته باشد اما علی‌القاعده دارای امضا، مهر یا اثر انگشت طرف باشد، عادی است.

  امضا؛ رکن سند عادی

امضای منتسب‌الیه، رکن سند عادی است که زیر سند و معمولا در خود سند انجام می‌شود. در این مورد ماده 1304 قانون مدنی مقرر داشته است: «هرگاه امضای تعهدی در خود تعهدنامه نشده و در نوشته علی‌حده باشد، آن تعهدنامه علیه امضاکننده، دلیل است؛ در صورتی که در نوشته مصرح باشد که به کدام تعهد یا معامله مربوط است.»هرچند در بسیاری از مواد قانونی، کلمه امضا به معنی عام آن بیان شده و در واقع به معنی تنفیذ اراده حقوقی اشخاص به کار رفته، مع الوصف تفکیک نحوه ارائه و تبیین این اراده حقوقی به صورت امضا یا اثر انگشت ضروری است.امضا را در تعریفی جامع می‌توان این‌گونه تعریف کرد: امضا عبارت است از نوشتن اسم یا اسم خانوادگی یا هردو یا رسم علامت خاص که نشانه هویت صاحب علامت است در ذیل اوراق و اسناد (عادی یا رسمی) ‌که متضمن وقوع معامله یا تعهد یا اقرار یا شهادت و مانند آنها است.در نتیجه از یک سو عدم تصریح «اثر انگشت» در مواد 1291 و 1293 قانون مدنی نباید نشان‌دهنده بی‌اعتباری آن شمرده شود؛ از سوی دیگر اگرچه ماده 1293 قانون مدنی، امضا را رکن سند عادی اعلام کرده اما قانونگذار در مواردی نوشته بدون امضا را نیز سند دانسته است. (ماده 14 قانون تجارت و ماده 1297 قانون مدنی) در غیر مواردی که قانون استثنا کرده، امضای منتسب‌الیه رکن سند عادی است. در نتیجه با لحاظ این استثنا هر نوشته قابل استنادی که هر یک از شرایط سند رسمی را نداشته اما دارای امضای منتسب الیه باشد، سند عادی شمرده می‌شود.هرگاه سند عادی نسخه‌های متعدد داشته باشد، هر یک از آنها در صورتی معتبر است که امضای اصل را داشته باشد. در حقیقت اصالت نسخه اصل با اصالت نسخه‌ای که دارای کپی امضای منتسب‌الیه است، ملازمه ندارد و در صورتی که اصالت آن مورد تعرض قرار گیرد، استنادکننده در اثبات اصالت آن می‌تواند با دشواری روبه رو شود.

  عناصر تشکیل‌دهنده امضا

1- نوشته یا علامت و فرق نوشته با علامت این است که نوشته مرکب از دو یا چند حرف از حروف هجا است اما علامت چنین نیست.

2- نوشته یا علامت باید در عادت نویسنده یا ترسیم‌کننده علامت، حاکی از هویت او باشد، یعنی به او منتسب باشد؛ نه به دیگری.

3- صاحب نوشته یا علامت مذکور باید آن را به قصد حکایت از هویت خود رقم زده باشد.

4- نوشته یا علامت مذکور ذیل سندی درج شده باشد. تفاوتی ندارد که محتوای سند چه باشد و فرقی نمی‌کند که سند را خود او نوشته باشد یا خیر.

قانونگذار نیز تفاوتی برای این موضوع قایل نیست که محل امضا در ذیل سند باشد یا در حاشیه آن یا در سند دیگر یا در ظهر سند. (‌مواد 1301 تا  1304 قانون مدنی)

  اثر انگشت

اثر انگشت نقشی است که از پشت انگشت هر شخص شکل گرفته و برای اهداف و مقاصد تعیین هویت مفید است؛ چرا که اثر انگشت هیچ فردی دقیقا با دیگری یکسان و مشابه نیست.

  جایگاه امضا و اثر انگشت در حقوق ثبت

هرچند امروزه اثر انگشت ذیل اسناد از جهت مسلم‌الصدور بودن آن از ناحیه اشخاص، قابلیت استناد بسیار زیادی دارد که با استفاده از آن بتوان نسبت به تعلق اثر انگشت به شخص خاص، یقین حاصل کرد اما قانونگذار ایران، اولویت و ارجحیت را به امضای ذیل اسناد داده و برای اشخاص با سواد، امضا و در مورد اشخاص بی سواد، اثرانگشت را پیش‌بینی کرده است.

از جمله تکالیف سردفتران در هنگام تنظیم سند به استناد ماده 18 قانون دفاتر اسنادرسمی، اخذ امضای اصحاب معامله ذیل اوراق مخصوص اسناد و ثبت دفتر است. حسب صراحت ذیل ماده 67 قانون ثبت، معامله‌کننده بی‌سواد باید علامت انگشت خود را ذیل ثبت سند بگذارد. چنانچه اشخاص بی‌سواد، صاحب علامتی به عنوان امضا یا مهر باشند، نمی‌توانند آن را در اسناد و ثبت دفتر استفاده کنند بلکه به صورت تکلیفی باید اثر انگشت آنها گرفته شود.

در مواردی که شخص امضاکننده به عنوان صاحب سند دارای سواد کافی بوده اما نخواهد یا نتواند امضا کند، به نظر می‌رسد اخذ اثرانگشت منع  قانونی نداشته باشد زیرا آنچه ماده 63 قانون ثبت تکلیف کرده، این است که طرفین معامله یا وکلای آنها باید ثبت سند را ملاحظه کنند و مطابقت آن ثبت با اصل سند تصدیق شود و چنانکه گفته شد، تصدیق ثبت و سند اعم از امضا و اثرانگشت است.

  امضای الکترونیکی

ماده 6 قانون تجارت الکترونیکی مصوب 17 در سال 1382، نوشته الکترونیکی یا «داده پیام» را در حکم نوشته سنتی قرار داده است. به موجب بند ی ماده 2 قانون مزبور«امضای الکترونیکی» عبارت از هر نوع علامت منضم‌شده یا به نحو منطقی متصل‌شده به «داده پیام» است که برای شناسایی امضاکننده داده پیام مورد استفاده قرار می‌گیرد.

بنابراین در فضا الکترونیکی که نوشته‌ها صورت مادی ندارد و قابل لمس نیست و تبادل اطلاعات در محیطی مجازی صورت می‌گیرد، هر علامتی (برای مثال شماره رمز) که شناسایی امضاکننده داده پیام را امکان‌پذیر کند، امضای الکترونیکی شمرده می‌شود. مانند شماره رمزی که مشتری بانک برای استفاده از دستگاه خودپرداز بانک، پس از وارد کردن کارت خود به دستگاه می‌دهد و به داده پیام یعنی درخواست برداشت وجهی از حساب، متصل است.

در ماده 10 همان قانون، امضای الکترونیکی مطمئن تعریف شده است که باید دارای شرایط زیر باشد:

«1- نسبت به امضاکننده منحصر به فرد باشد.

2- هویت امضاکننده داده پیام را معلوم کند.

3- به وسیله امضاکننده و یا تحت اراده انحصاری وی صادر شده باشد.

4- به نحوی به یک داده پیام متصل شود که هر تغییری در آن داده پیام قابل تشخیص و کشف باشد.»

همچنین به موجب ماده 7 این قانون، «هرگاه قانون، وجود امضا را لازم بداند، امضای الکترونیکی مکفی است.» البته هرگاه نوشته مورد نظر الکترونیکی باشد.

  امضای سند به منزله آگاهی از مفاد سند و تایید و قبول آن است و در نتیجه پس از تنظیم آن انجام می‌شود.

بنابراین هر گاه سندی علیه شخصی ابراز شود و این شخص اظهار کند که سند، سفید امضا بوده است، بدین معنا که امضای سند پیش از تنظیم یا تکمیل آن انجام شده است، مدعی شمرده می‌شود و بار دلیل سفید امضا بودن سند بر دوش او است.

اما پرسش این است که اگر سفید امضا بودن سندی عادی اثبات شد، حسب مورد، مفاد سند (در صورتی که برگ، بدون نوشته امضا شده باشد) یا آن قسمت که پس از امضا تکمیل شده است (در صورتی که بخشی از آن پیش از امضا تکمیل شده باشد) تا چه حد اعتبار دارد؟

برای بی اعتبار ساختن سند سفید امضا، خوانده نه تنها باید سفید امضا شدن سند را اثبات کند بلکه باید اثبات کند که از این امضا سوءاستفاده شده است.

قانونگذار در ماده 673 بخش تعزیرات قانون مجازات اسلامی مصوب سال 1375 سوءاستفاده از سفید مهر و سفید امضا را جرم می‌داند.

بر اساس این ماده، «هر کس‌ از سفید مهر یا سفید امضایی‌ که‌ به‌ او سپرده‌ شده‌ است‌ یا به‌ هر طریق‌ به دست‌ آورده‌ است، سوء استفاده‌ کند، به‌ یک‌ تا سه‌ سال‌ حبس‌ محکوم‌ خواهد شد.»

اما باید پذیرفت که اگر هم دادن سفید امضا به مفهوم دادن نمایندگی باشد، نمی‌توان در تمام موارد دارنده سفید امضا را در نوشتن هرچه در سند آمده، نماینده دانست؛ بلکه چون نماینده باید نمایندگی خود را در اعمال تعهدآوری که به نمایندگی از موکل انجام داده است، اثبات کند، بار دلیل اثبات مطابقت آنچه در سند سفیدامضا آمده، با آنچه ادعای نمایندگی آن می‌شود بر دوش نماینده است و در نتیجه باید قراینی بر اثبات محدوده و موضوع نمایندگی ارائه شود.

به عنوان مثال، در اسنادی مانند چک و سفته که محلی برای نوشتن تاریخ در آن وجود دارد، هرگاه امضاکننده آن را بی‌آنکه تکمیل کند، به دارنده داده باشد، می‌توان نمایندگی دارنده را در تکمیل این قسمت پذیرفت. همچنین در اسنادی مانند سفته که مبلغ اسمی دارند، صرف امضای آن توسط صادرکننده به منزله تعهد پرداخت حداکثر مبلغی است که در آن چاپ شده است.